Deze conclusie trekt de Rekenkamercommissie van de gemeente Utrecht in het vandaag verschijnende rapport Gaten in het geheugen. De manier waarop het ambtelijke apparaat in Utrecht zijn documenten opslaat en bewaart, laat volgens de commissie te wensen over.

Ofschoon de fouten gemaakt worden bij de afzonderlijke diensten, wijst de Rekenkamer met de beschuldigende vinger vooral naar burgemeester en wethouders. Het college is volgens de Archiefwet uit 1995 verantwoordelijk voor een deugdelijke archivering van stukken. Dat Utrecht nog steeds de oude wet uit 1962 als richtlijn hanteert, vindt de Rekenkamercommissie geen goede zaak.

De onderzoekers constateren ook dat Het Utrechts Archief tekortschiet als toezichthouder. De archiefinspecteur is druk met het overbrengen van recente dossiers naar het centrale archief van de gemeenten en komt niet toe aan controle van de stukken op volledigheid. De provinciale archiefinspectie komt er eveneens slecht af: die had volgens de Rekenkamer bij het Utrechts college al lang moeten aandringen op toepassing van de juiste Archiefwet.

Het rapport van de Rekenkamercommissie is een uitvloeisel van de kwestie-Lepelenburg van enige jaren terug. Toen tegenstanders van een parkeergarage onder het singelplantsoen in 2000 via de Wet Openbaarheid Bestuur (WOB) inzage in het dossier afdwongen, bleek grofweg de helft van de stukken te ontbreken. De meeste documenten werden ook na een speurtocht bij de betrokken diensten niet achterhaald.WakkerGroenLinks schudde de gemeenteraad wakker en drong met succes aan op nader onderzoek. Het parkeerplan was toen overigens al lang en breed ingetrokken, omdat het park Lepelenburg te veel schade zou ondervinden.

Volgens de Rekenkamer was het dossier Lepelenburg onvolledig, maar behoeft het beeld dat het overgrote deel van de documenten ontbrak, enige bijstelling. Niet alle stukken die de actievoerders opvroegen, konden redelijkerwijs bij de gemeente verwacht worden, aldus het rapport. Het college is blij met de nuancering die de onderzoekers aanbrengen. B en W erkennen dat het dossier Lepelenburg niet de schoonheidsprijs verdiende. Bij het overhevelen van de stukken van de dienst Stadsontwikkeling naar Stadsbeheer in 1999 raakte een belangrijk deel van het dossier zoek, zo bleek uit een reconstructie. Volgens het Utrechts college hoeft een archief overigens niet volledig te zijn om aan een WOB-verzoek te voldoen. De Rekenkamercommissie acht dat formeel juist, maar wijst op het gevaar van zo’n houding. ’De opstelling van het college zou immers onbedoeld een prikkel zijn om zomin mogelijk te archiveren: wat er niet is, kan ook niet via de WOB opgevraagd worden’.Heldere regelsHet gemeentebestuur krijgt van de Utrechtse Rekenkamer het advies een archiefbeleid op te stellen met heldere regels voor het bewaren van documenten en duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden. B en W schrijven dat er sinds 2001 hard wordt gewerkt aan betere documentatie van de gemeentelijke stukken. Een projectgroep is volgens het college druk doende het ’totale informatiebeheer’ aan te pakken. De inspecteur van Het Utrechts Archief krijgt bovendien meer tijd de ambtelijke diensten te controleren, omdat een inhaalslag met het overbrengen van dossiers naar het centrale archief is voltooid.

De Rekenkamer heeft vertrouwen in de nieuwe aanpak, maar adviseert de gemeenteraad de toezeggingen van het college nauwlettend te volgen.

Bron: UN